東京・国立のシェアスクール|レンタルスペース 起業サポート・起業支援

メルマガバックナンバー第6回

2017/05/20 12:16:55 配信

▼△▼△▼△▼△ 2017.5.20 Sat. ━━━━━━━━━━━━━
 
 リトマス流ビジネスを楽しく加速する方法 <第6回>
  「月70件のレンタル予約をミスしない運営システム」

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こんにちは!
リトマスの東 希視子(アズマ キミコ)です。

このメルマガでは、私が何もわからない状態で「起業」した時に経験したこと。
そこから学び、たくさんの方にリトマスで出会って確信した
リトマス流ビジネスを成長させる秘訣を、
ブログやホームページに書けない突っ込んだ話や失敗談も交えて、
お伝えしています。

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新しくメルマガに登録してくださった方のために、
バックナンバーページを用意しました。
こちらから1~5回目を読んでいただけます。
(http://ritomas.com/mm_backnumbers)

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前回は、私個人の時間管理についてお話ししました。
今回はリトマスのお仕事の管理についてお話ししたいと思います。

リトマスの仕事の中で、一番煩雑でミスが起きやすいのは、
シェアスクールスペースのご予約に関する業務です。

スタート当時はお客さまとのお約束は私自身が行なってきました。
手帳、Googleカレンダー(PCとスマートフォンを使用)で
リトマスの予約を二重に管理していました。

でも…事件は起こりました。
ダブルブッキングしてしまったのです。

せっかくご予約いただいたのに…。
お客さまには多大なご迷惑をおかけしてしまいました。
あってはならないミス。
1年目でご予約も少なかったのに。
未だに思い出すと冷や汗が出ます。

ミスがあったら、まず出来る限りのことをしてご迷惑を最小限にするようにします。
その後、ミスが2度と起こらない対策をしなければなりません。

今では、多いと月70件のご予約をミスなしでお受けすることができています。
複数の事業を行いながら、お客様に安心してご利用いただけるために、
リトマス流の予約管理をご紹介しましょう。

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<1>
 入口は1つにする

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スタート当初は、メール・Facebookメッセンジャー・お電話でもご予約を受けていました。
知り合いに道でお会いして「○日の○時にお願い!」ということも。
これはミスが起こりやすい原因の一位!
お電話や立ち話では記録が残りませんし、
プライベートの連絡も入るメッセンジャーでは
大事なお知らせを見落とすことも起こります。

そこで「ご予約はリトマスへのメールで」を徹底しました。

例外として内覧時に予約をお受けしますが、
その場でGoogleカレンダーに記入しスタッフへの連絡を入れます。
予定の入口を1つにすることで、チェックしやすくなり、ミスが激減しました。

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<2>
 複数の目でチェックする

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どんなに注意深くしているつもりでも、
やはり一人だけで管理しているとケアレスミスは起こるもの。
そこで、スタッフで業務ごとのチームを作り、
チェックを二重三重に行なうことにしました。

シェアスクールスペースのご予約を例にして挙げると、

・予約の受付
・確認メール送信
・台帳(売買や事務上の記録の土台となる帳簿)への記入
・請求書送付
・お振込み確認メール送付
・当日のお迎え

この間に2人以上の確認チェックを行なっています。

◆台帳はDropbox(インターネット上でフォルダーやデータを共有できる
オンラインストレージサービス)で管理し常にスタッフが確認できるように。

◆info@ritomas.comに入ったメールは複数のスタッフが確認できるように設定。

◆業務ごとにLINEグループを作って連絡や確認をすぐにできるように。
 LINEグループのやりとりは、全て私も見るようにしています。

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<3>
 問題点は共有して改善する

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リトマスはシェアスクールスペースのレンタル業務だけではなく、
主催講座の開催や創業相談など、複数の業務を抱えています。
どれも相手の方との「お約束」があるお仕事です。

ここれまで、たくさんのミスや問題が発生しました。
小さい問題でも同じミスが起こらないように
スタッフみんなで考えて改善していき、今の形が出来ました。

これからも、
さらにリトマスを気持ちよくご利用いただくための工夫を重ねていくと思います。
リトマスを気に入って下さる方が増えるのは、
工夫のおかげで気持ちの良い時間が流れるようになったからかもしれません。
こう考えると、ミスや失敗はお仕事の改善の気づきになるかもしれません。

リトマスの場合はお客さまが多いので
このような予約管理とチェックを行なっていますが、
みなさんのお仕事ではここまでは必要ないかもしれません。
でも、何かミスやトラブルがあったとき、
それを繰り返さない工夫をすることはとても大切なことではないでしょうか。

お客さまとのお約束を守る。

時間を守る。

それを続けることが大きな信用となって、あなたのお仕事を成長させていきます。

次回は、仕事の仲間を見つけるヒントについてお話ししたいと思います。

リトマス
東 希視子

【リトマスからのお知らせ】
毎月、起業したい方、起業したばかりの方を対象に単発講座を行なっています。
詳しくはリトマスホームページをご覧ください。
http://ritomas.com/

単発講座(起業初心者向け)

・6月 8日 (木) 11日 (日)10:00~12:00
「起業のためのお金きほん講座」【受講者募集中】
 http://ritomas.com/event/2785/

・7月 13日 (木) 16日 (日) 10:00~12:00
「起業準備講座」

9月スタート!
「食」のお仕事パーフェクト講座
(詳細は近日お知らせします)

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発行者:リトマス 東 希視子

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